Royal Systems Refund and Cancellation Policy
Política de Reembolsos y Cancelaciones
Royal Systems US LLC · Last Updated: November 10, 2026
Royal Systems US LLC · Última actualización: 10 de noviembre de 2026
1. Introduction
1. Introducción
Royal Systems US LLC maintains a refund and cancellation policy intended to provide customers with clear and transparent service conditions.
Due to the customized nature of our technology services, requests are evaluated based on project progress, work performed, contractual terms, and applicable law.
Summary:
- Cancellation before work begins: the 50% deposit (advance payment) is refunded in full, less only previously authorized, nonrecoverable third-party expenses, if any.
- Cancellation after work begins: the 50% deposit is non-refundable, and the remaining 50% is not charged. The customer receives the work completed up to that point.
- If, after the second 50% is paid, we do not put the system into production for reasons attributable to us, that payment is refunded.
- Duplicate charges and billing errors are always refunded in full.
- Monthly hosting and support: cancel with 30 days' notice; periods already provided are not refunded.
- Requests: by email to royalsystems.us@gmail.com. Decision within 10 business days; approved refunds processed within 10 business days to the original payment method.
Royal Systems US LLC mantiene una política de reembolsos y cancelaciones orientada a proporcionar condiciones claras y transparentes a sus clientes.
Debido a la naturaleza personalizada de nuestros servicios tecnológicos, las solicitudes se evaluarán conforme al estado del proyecto, los trabajos realizados, las condiciones contractuales y las leyes aplicables.
Resumen:
- Cancelación antes de iniciar los trabajos: se devuelve el 100% del anticipo del 50%, descontando solo gastos de terceros previamente autorizados y no recuperables, si los hubiera.
- Cancelación después de iniciados los trabajos: el anticipo del 50% no es reembolsable y no se cobra el 50% restante. El cliente recibe el trabajo realizado hasta ese momento.
- Si, después de pagado el segundo 50%, no ponemos el sistema en producción por causas atribuibles a nosotros, se devuelve ese pago.
- Los cobros duplicados y los errores de facturación se devuelven siempre en su totalidad.
- Hosting y soporte mensual: se cancelan con 30 días de aviso; los períodos ya prestados no se reembolsan.
- Solicitudes: por correo a royalsystems.us@gmail.com. Respuesta en un máximo de 10 días hábiles; los reembolsos aprobados se procesan en un máximo de 10 días hábiles al método de pago original.
2. Covered Services
2. Servicios comprendidos
This Policy applies to:
- Custom software development.
- ERP and enterprise applications.
- System implementations and integrations.
- Automation and artificial intelligence.
- Technology consulting.
- Managed hosting.
- Maintenance and technical support.
- Professional support-hour packages.
Work begins on the earlier of the kickoff call after signing or the day we start working with the brief and data received from the customer. We confirm the start date by email.
Esta política se aplica a:
- Desarrollo de software a medida.
- Sistemas ERP y aplicaciones empresariales.
- Implementaciones e integraciones.
- Automatización e inteligencia artificial.
- Consultoría tecnológica.
- Hosting administrado.
- Mantenimiento y soporte técnico.
- Bolsas de horas profesionales.
Los trabajos se consideran iniciados en la fecha que ocurra primero entre la reunión de inicio posterior a la firma y el día en que empezamos a trabajar con el brief y los datos recibidos del cliente. Confirmamos la fecha de inicio por correo.
3. Payment Terms
3. Condiciones de pago
Unless otherwise agreed, custom development projects are subject to the following payment structure:
- 50% of the project price upon signing.
- The remaining 50% before production deployment.
Specific conditions will be established in the quotation or agreement accepted by the customer.
Salvo acuerdo diferente, los proyectos de desarrollo personalizado se contratan bajo el siguiente esquema:
- 50% del importe total al contratar el servicio.
- 50% restante antes de la puesta en producción del sistema.
Las condiciones particulares se establecerán en la cotización o contrato aceptado por el cliente.
4. Cancellation Before Work Begins
4. Cancelación antes del inicio
Customers may request cancellation before work has commenced.
If no work has been performed and no nonrecoverable expenses have been committed, the initial deposit may be refunded.
Previously authorized, nonrecoverable expenses may be deducted where permitted by the agreement and applicable law.
El cliente podrá solicitar la cancelación del proyecto antes del inicio efectivo de los trabajos.
Si no se han ejecutado actividades ni comprometido gastos no recuperables, el anticipo podrá ser reembolsado.
Los gastos previamente autorizados y no recuperables podrán deducirse cuando esté permitido por el contrato y la legislación aplicable.
5. Cancellation After Work Begins
5. Cancelación después del inicio
Once development work has commenced, the initial 50% deposit is non-refundable unless a refund is required by law, justified by a contractual breach, or otherwise agreed.
This condition reflects committed resources, planning, analysis, development, and professional services.
Additional refund requests will be assessed based on project progress and applicable contractual and legal obligations.
Una vez iniciado el desarrollo, el anticipo inicial del 50% será no reembolsable, salvo que corresponda una devolución por obligación legal, incumplimiento contractual o acuerdo distinto.
Esta condición contempla recursos comprometidos, planificación, análisis, desarrollo y trabajo profesional.
Las solicitudes de devolución adicionales se evaluarán considerando el estado del proyecto y las obligaciones contractuales y legales.
6. Delivered Projects
6. Proyectos entregados
Completed and accepted projects are not automatically eligible for refunds due to changes in preference, new feature requests, or modifications outside the original scope.
This does not limit customer rights relating to contractual breaches, warranty-covered defects, or applicable law.
Los proyectos entregados y aceptados no serán automáticamente elegibles para reembolso por cambios de preferencia, solicitudes de nuevas funcionalidades o modificaciones ajenas al alcance original.
Esto no limita los derechos del cliente ante incumplimientos o defectos cubiertos por la garantía o la legislación correspondiente.
7. Development Warranty
7. Garantía de desarrollo
Unless otherwise provided in the agreement, custom development projects include a 30-day warranty following delivery for correcting reproducible technical defects related to the agreed functionality.
To request a correction, customers must report the issue and provide sufficient information for evaluation.
New features and out-of-scope modifications may require separate quotations.
Salvo condiciones contractuales distintas, los proyectos personalizados incluyen 30 días de garantía posteriores a la entrega para corregir errores técnicos reproducibles relacionados con las funcionalidades contratadas.
Para solicitar una corrección, el cliente deberá comunicar el problema y proporcionar información suficiente para su evaluación.
Las nuevas funcionalidades y modificaciones fuera de alcance podrán cotizarse por separado.
8. How to Request a Refund
8. Solicitud de reembolso
Refund requests must be submitted by email to:
Customers should provide:
- Customer or company name.
- Invoice or contract number, if available.
- Service purchased.
- Payment date and amount.
- Reason for the refund request.
- Relevant supporting documentation.
Las solicitudes deberán enviarse por correo electrónico a:
El cliente deberá incluir:
- Nombre de la empresa o persona contratante.
- Número de factura o contrato, si está disponible.
- Servicio contratado.
- Fecha e importe del pago.
- Motivo de la solicitud.
- Documentación relevante para evaluar el caso.
9. Review and Response Time
9. Plazo de evaluación y respuesta
Royal Systems will review and respond to refund requests within a maximum of 10 business days following receipt.
If applicable law requires a shorter response period, that deadline will prevail.
The response will explain the decision and, if approved, the applicable processing conditions.
Royal Systems evaluará y responderá las solicitudes de reembolso dentro de un plazo máximo de 10 días hábiles a partir de su recepción.
Cuando corresponda legalmente un plazo más breve, se aplicará ese plazo.
La respuesta comunicará la decisión correspondiente y, en caso de aprobación, las condiciones para procesar la devolución.
10. Refund Processing Time
10. Plazo de procesamiento
Once a refund is approved, Royal Systems will process it within a maximum of 10 business days following the approval date.
Refunds will generally be issued through the original payment method.
The actual availability of refunded funds may depend on the payment processor and participating financial institutions.
Any shorter deadline required by applicable law will take precedence.
Card payments are refunded to the same card through our payment processor, Stripe. ACH payments are refunded by bank transfer to the originating account. Refunds are issued in U.S. dollars.
Cuando se apruebe un reembolso, Royal Systems lo procesará dentro de un plazo máximo de 10 días hábiles contados desde la fecha de aprobación.
El procesamiento se realizará preferentemente mediante el método de pago original.
La acreditación efectiva de los fondos podrá depender de los tiempos de las entidades financieras o procesadores de pago.
Cualquier plazo más breve exigido por la legislación aplicable tendrá prioridad.
Los pagos con tarjeta se devuelven a la misma tarjeta a través de nuestro procesador de pagos, Stripe. Los pagos por ACH se devuelven por transferencia bancaria a la cuenta de origen. Los reembolsos se emiten en dólares estadounidenses.
11. Partial Refunds
11. Reembolsos parciales
Partial refunds may be considered when:
- A portion of the service remains unperformed.
- The parties agree to early termination.
- A contractual breach is identified.
- Applicable law requires a partial refund.
The amount will be determined by considering payments made, work performed, and the parties' contractual and legal rights and obligations.
Los reembolsos parciales podrán considerarse cuando:
- Exista una parte del servicio pendiente de ejecución.
- Las partes acuerden una terminación anticipada.
- Se identifique un incumplimiento contractual.
- La legislación aplicable exija una devolución parcial.
El importe se determinará considerando los pagos realizados, los trabajos ejecutados y los derechos y obligaciones de cada parte.
12. Recurring Services
12. Servicios recurrentes
Monthly hosting, maintenance, and support services may be canceled with at least 30 days' prior written notice.
Cancellation becomes effective according to the applicable billing period and service agreement.
Services already provided are non-refundable unless otherwise agreed or required due to a contractual breach or applicable law.
Unused support hours do not roll over into subsequent billing periods unless expressly agreed.
Los servicios mensuales de hosting, mantenimiento y soporte podrán cancelarse mediante notificación escrita con al menos 30 días de anticipación.
La cancelación se hará efectiva conforme al período de facturación y a las condiciones contratadas.
Los servicios ya prestados no serán reembolsables salvo acuerdo diferente, incumplimiento contractual o exigencia legal.
Las horas de soporte no utilizadas no se acumularán en períodos posteriores, salvo pacto expreso.
13. Exclusions
13. Exclusiones
To the extent permitted by applicable law, the following may be non-refundable:
- Fully performed and accepted services.
- Custom work already completed.
- Consulting and professional hours already provided.
- Activated, nonrecoverable third-party licenses.
- Previously authorized, nonrecoverable external expenses.
- Recurring services relating to periods already provided.
These exclusions do not override mandatory customer rights.
En la medida permitida por la legislación aplicable, podrán considerarse no reembolsables:
- Servicios completamente ejecutados y aceptados.
- Trabajo personalizado efectivamente realizado.
- Consultorías y horas profesionales ya prestadas.
- Licencias de terceros activadas y no recuperables.
- Gastos externos previamente autorizados y no recuperables.
- Servicios recurrentes correspondientes a períodos efectivamente prestados.
Ninguna exclusión limitará derechos que legalmente no puedan renunciarse.
14. Disputes and Questions
14. Disputas y aclaraciones
Customers may communicate concerns regarding payments, deliverables, or refunds through our official email address.
Royal Systems will seek to resolve disputes in good faith, subject to the relevant agreement and applicable law.
Los clientes podrán comunicar cualquier discrepancia sobre pagos, entregables o reembolsos mediante nuestro correo oficial.
Royal Systems procurará resolver las controversias de buena fe, conforme al contrato y a las disposiciones legales correspondientes.
15. Policy Updates
15. Modificaciones
Royal Systems may update this Policy to reflect operational, business, or legal changes.
Existing agreements remain governed by their applicable terms and law unless validly amended.
Royal Systems podrá actualizar esta política cuando existan cambios operativos, comerciales o legales.
Los contratos vigentes continuarán sujetos a sus condiciones y a la legislación aplicable, salvo modificación válida.
16. Contact
16. Contacto
Royal Systems US LLC
Email: royalsystems.us@gmail.com
Royal Systems US LLC
Operating office (Peru): Jr. Juan de Arona 748, San Isidro, Lima, Peru
Business hours: Monday to Friday, U.S. Eastern Time
Royal Systems US LLC
Correo: royalsystems.us@gmail.com
Royal Systems US LLC
Oficina operativa (Perú): Jr. Juan de Arona 748, San Isidro, Lima, Perú
Horario de atención: lunes a viernes, hora del Este de EE. UU.